Goodbye Lotus Mail – Welcome Office 365!

Wie allen Studierenden per Mail mitgeteilt wurde, wird das veraltete Mailprogramm Lotus Notes ab dem 18. Oktober abgeschaltet und durch Office 365 ersetzt. Um herauszufinden, weshalb und was das für uns als Studierende heisst, sprach prisma mit Dr. Christoph Baumgarten, CIO und Leiter des Ressorts Informatik an der HSG.

Wir haben festgestellt, dass die Lotus-Maillösung von den Studierenden immer weniger genutzt wird. Das Hauptproblem ist der begrenzte Speicherplatz für die Studierendenmailboxen, 230 MB sind einfach nicht mehr zeitgemäss. Die Idee war, entweder den internen Ausbau voranzutreiben, was eine sehr teure Geschichte geworden wäre, oder auf eine State-of-the-Art Cloud-Lösung zurückzugreifen. Aufgrund der guten Angebote und den Ergebnissen unserer rechtlichen Abklärungen haben wir uns für eine Cloud-basierte Lösung entschieden. Sie bringt verschiedene Vorteile. Das Wichtigste ist sicher der Speicherplatz von 25 GB pro Mailbox, daneben gibt es eine bedienerfreundlichere Benutzeroberfläche und eine bessere Integration von mobilen Endgeräten. Langfristig gesehen werden wir uns aus strategischen Gründen gesamthaft von der Lotus Notes Plattform verabschieden.

Es war einfach Zeit für eine verbesserte Maillösung für die Studierenden. Dass Handlungsbedarf besteht, ergab auch eine 2010 durchgeführte Umfrage unter Studierenden.

Strategisch setzen wir im Ressort Informatik stark auf die «Microsoft-Schiene», mit Office 365 können wir hier Synergien nutzen. Wir haben auch andere Alternativen in Betracht gezogen, doch am Ende der Evaluation war die Office 365-Lösung die beste Wahl. Eine Studie der Universität Berkeley vergleicht die Cloud-Lösungen von Google und Microsoft. Aus deren Ergebnissen lässt sich ableiten, dass Microsoft beim Thema Datensicherheit tendenziell die Nase vorn hat.

Perfektes Stichwort: Datensicherheit. Wie sieht es mit der Sicherheit der Maildaten für die Studierenden aus, beziehungsweise mit deren Privatsphäre, wenn die Information und Mails ausserhalb gespeichert werden? Wie wird der Fremdzugriff verhindert respektive geschützt?
Natürlich wurde dieser Punkt lang und genau angeschaut. Wichtig war: Microsoft erfüllt hohe Standards wie ISO27001, SAS70-Typ2 und die Safe Harbour-Abkommen sowohl der Schweiz als auch der EU. Es gibt den theoretischen Fall, dass aufgrund des Patriot Acts die US-Regierung bei Terrorverdacht auf Daten in der Microsoft Cloud zugreifen könnte. Diese Problematik betrifft allerdings auch jedes andere Unternehmen mit einer Niederlassung in den USA. Nach interner Diskussion stuften wir das Risiko als akzeptabel ein. Es gibt zahlreiche Beispiele aus Academia und Industrie, die zeigen, dass namenhafte Unternehmen ebenso verfahren.

Am Ende ist das eine Frage der Abwägung. In der IT-Community gibt es in den Diskussionen zum Thema «Daten in der Cloud» sowohl Warner als auch Pragmatiker. Persönlich pflege ich eine eher pragmatische Sicht. Im Rahmen unseres Projekts haben wir eine rechtliche Abklärung durchgeführt, danach haben wir festgestellt, dass das Risiko vertretbar ist. Fakt ist, dass die Mehrzahl der Studierenden ihre Mails sowieso in die Cloud weiterleitet. Die erwähnten Standards, die Microsoft uns da bietet, liegen über denen der konventionellen Anbieter.

Microsoft bietet die Office 365-Lizenzen für Bildungseinrichtungen gratis an. Natürlich kostet das Projekt selber Geld und Aufwand. Die externen Projektkosten liegen bei etwa 20’000 Franken für Investitionen in Schnittstellen und Integration. Gleichzeitig unterstützt uns Microsoft bei der Projektumsetzung. Das Projekt zählt zu einem unserer kleineren Projekten.

Wären wir beispielsweise ein mittelständisches Unternehmen und würden nicht von den speziellen Angeboten bei Bildungseinrichtungen profitieren, müssten wir bei ähnlichen Benutzerzahlen mit Betriebskosten von weit über 30’000 Franken monatlich rechnen. Das Projekt wäre so für uns nicht tragbar.