Startwoche, wie geht das eigentlich?

Jelena Miletic war dieses Jahr als studentische Mitarbeiterin der Startwoche verantwortlich für die Sponsoren und die Support Crew. Sie erzählt, was nötig ist, um so eine Woche auf die Beine zu stellen.

Wann wird mit der Planung der Startwoche begonnen?
Wir haben im Februar mit der Rekrutierung der Tutorinnen und Tutoren sowie der Helferinnen und Helfer für die Support Crew begonnen, denn das erste Schulungs-Seminar fand bereits im April statt. Wir haben so früh angefangen, damit wir genügend Zeit hatten, um alle Bewerbungen durchschauen zu können. Insgesamt waren es etwa 300, wobei davon nur neun Studierende die Mithilfe in der Support Crew als Präferenz angegeben hatten. Deshalb gilt bei der Rekrutierung der Support Crew das Ziel: Je mehr, desto besser.

Wie lange dauert die Schulung der Support Crew und worauf wird
dabei der Fokus gelegt?
Die Support Crew hatte das erste Seminar im April und das zweite direkt vor der Startwoche im September. Wir haben dieses Jahr aufgrund der Feedbacks aus den vorherigen Jahren eine externe Person eingeladen, um die Teambildung zu fördern. Die Studierenden erlernten im ersten Semi- nar, welche Probleme während der Startwoche auftreten könnten. Im zweiten Seminar kam dann die Ein- führung in die spezifischen Aufgaben hinzu. Beispielsweise haben die Helferinnen und Helfer des Startwochencafés gelernt, wo alle Produkte platziert werden und welchen Weg sie gehen mussten, um zu den Produkt-Lagern zu gelangen. Der Support Crew kann man keine Theorie zum Lernen geben, denn es muss sehr viel ad hoc geleistet werden.

Wie viele Personen umfasste die Support Crew dieses Jahr?
Im ersten Seminar waren 28 Studierende in der Support Crew eingeteilt, davon sind zehn Leute weggefallen, da sie sich aus verschiedenen Gründen entschieden hatten, den Kurs quasi zu droppen. Deswegen waren es schlussendlich nur 18 Leute, was bei gleichbleibender Aufgabenmenge zu Engpässen führte.

Weshalb hast du dich entschlossen, an der Planung der Startwoche mitzuarbeiten?
Letztes Jahr war ich selbst als Studentin Teil der Support Crew. Dann wurde ich auf die Stellenausschreibungen aufmerksam. Der Anstoss für die Bewerbung war mein Interesse für Projektmanagement und dafür, welche Arbeit hinter der Realisierung der Startwoche steckt. Im Verlauf des Studiums wusste ich bisher noch nicht so genau, was ich zukünftig gerne einmal machen würde. Deshalb bot mir die Mitarbeit an der Startwoche die Möglichkeit, zu sehen, ob mir die Aufgaben innerhalb des Projektmanagements gefallen und ich konnte darin erste Erfahrungen sammeln.

Welche Herausforderungen kamen während dem Jahr auf ?
Ich musste sehr viele Mails vor allem an externe Ansprechpartner schreiben. Das korrekte Formulieren dieser Mails musste ich zuerst einmal lernen. Zudem war der ganze Planungsprozess eine Herausforderung, denn du musst immer mit dem Kopf dabei sein und kannst nicht einfach vorgegebene Aufgaben abarbeiten. Wenn du zum Beispiel siehst, dass der Flyer für die Sponsoren fehlt, dann musst du merken, dass das in deinen Zuständigkeitsbereich fällt. Du musst alles, was du machen willst, von Anfang bis zum Schluss durchdenken.

Was gefällt dir besonders an deiner Arbeit als studentische Mitarbeiterin der Startwoche?
Der ganze Planungsprozess, der gleichzeitig auch meine grösste Herausforderung war. Während dieses Prozesses konnte ich so viel lernen und habe gemerkt, dass es mir sehr gefällt, Prozesse zu planen, alles genau durchzudenken und zu organisieren. Zudem war es unglaublich, am Ende der Startwoche sehen zu können, dass alles aufgegangen ist. Du arbeitest sieben Monate an einem Projekt, es kommen immer wieder unvorhergesehene Ereignisse dazwischen, doch letzten Endes hat alles gut geklappt. Das macht dann auch Freude!

Wie war die Arbeit mit den Sponsoren?
Mit Sponsoren, die schon sehr lange bei der Startwoche dabei sind, war die Arbeit sehr angenehm. Vor allem die Sponsoren, welche gerade ein neues Produkt herausgebracht haben, finden die Startwoche eine super Sache, da ihre Produkte so an Bekanntheit erlangen. Wenn 2000 Leute auf dem Campus sind und das neue Produkt sehen, kann eine grosse Zielgruppe erreicht werden, ohne dass das Unternehmen einen erheblichen finanziellen Aufwand aufbringen muss.

Wie wird entschieden, welche Unternehmen als Sponsor auftreten?
Es ist schwierig, überhaupt Unternehmen zu finden, die uns sponsern wollen. Deshalb habe ich viele angefragt, die in Frage kommen. Insgesamt habe ich etwa 50-60 Anfragen verschickt, wobei die meisten abgelehnt wurden. Es bleiben meistens einfach diejenigen, welche die Startwoche schon im letzten Jahr unterstützt haben. Dieses Jahr habe ich zusätzlich versucht, das Spektrum an Produkten durch gesündere Produkte zu erweitern. Gleichzeitig musste ich aber auch darauf achten, dass die Produkte für die Startwoche geeignet sind. Beispielsweise kommt nicht jeder Eiscreme-Hersteller in Frage, denn das Eis muss schon in Portionen abgefüllt sein und kann nicht noch zusätzlich an der Startwoche ausgeschöpft werden.

Wie war die Arbeit beim Startwo- chencafé dieses Jahr?
Letztes Jahr hatten wir im Café eine Wertbox. Da sollten alle den intrinsischen Wert der konsumierten Ware für sich bestimmen und diesen Wert reinwerfen. Es war ein grosser Aufwand, alles rund um die Wertbox zu organisieren, zudem kam nur wenig Geld zusammen. Deswegen haben wir sie dieses Jahr abgeschafft. Ich habe aber gemerkt, dass die Neueintretenden wirklich gar keine Hemmungen hatten, einfach zu konsumieren. Zum Teil gingen sie in das Café, haben das erste Produkt genommen, das nächste auch, dann einen Kaffee und noch einen Kaffee Latte, denn ein Kaffee reichte nicht aus. Wenn uns Produkte ausgegangen sind, waren sie genervt, dass nichts mehr da war. Das hat mich stark beschäftigt. Denn es ist ja nicht selbstverständlich, dass man etwas gratis bekommt.

Was war deine Rolle bei der Abschlussveranstaltung am Freitag?
Ich wusste bis zu diesem Tag nicht, was meine Aufgabe sein wird, bis mir am Freitagmorgen ein Headset auf dem Kopf befestigt und mir der Backstage als Verantwortungsbereich zugesprochen wurde. Meine Aufgaben war es, dafür zu sorgen, dass die zur Präsentation qualifizierten Gruppen anwesend waren und in der richtigen Reihenfolge auf die Bühne gingen. Die einzelnen Studierenden waren zum Teil sehr nervös, gingen im Kreis herum und ich versuchte, sie zu beruhigen.

Was war für dich das Highlight der Startwoche?
Mein eigentliches Highlight war der Moment, als alles vorüber war. Die Startwoche verging für mich wie im Flug, obwohl ich bis zu 15 Stunden am Tag gearbeitet habe. Als die Siegergruppe bekannt gegeben wurde, war es für mich ein riesiges Freudenerlebnis zu sehen, dass alles geklappt hat. Während der Woche hatten wir gar keine Zeit dazu, da immer wieder neue Schwierigkeiten auf uns zukamen, die gelöst werden mussten. Wir haben erst am Freitag alle Ergebnisse der Fallstudie gesehen, erst am Freitag haben wir gesehen, dass alle Produkte weg sind und dass wir uns nun nur noch ums Aufräumen kümmern müssen.

Wirst du nächstes Jahr wieder dabei sein?
Ich bleibe, denn diese Stelle ist für zwei Jahre ausgeschrieben und dadurch kann ich mein erarbeitetes Wissen in der kommenden Startwoche einsetzen. Im nächsten Jahr möchte ich zum einen die Schulung nochmals optimieren. Zum anderen habe ich vor, die Aufgaben bei der Planung der Startwoche detaillierter aufzuschreiben, damit sich die Support Crew schon an den jeweiligen Vorabenden selbst einen Plan für den nächsten Tag erstellen kann.

Was wünschst du dir von der nächsten Support Crew?
Ich wünsche mir eine Support Crew mit genügend Helferinnen und Helfern, deren Arbeit von den Neueintretenden geschätzt wird. Die meisten kennen die Support Crew nicht, sie sehen die erbrachten Leistungen als selbstverständlich an. Dabei ist sie einer der wichtigsten Bestandteile der Startwoche, welche im Hintergrund alles organisiert, damit im Vordergrund alles reibungslos abläuft. Ohne diese Hintergrundarbeit funktioniert das Unternehmen oder eben die Startwoche nicht.


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